Μειώστε κόστη , αυξήστε την αποτελεσματικοτητά σας – Think Lean – Act simple

Μειώστε κόστη , αυξήστε την αποτελεσματικοτητά σας – Think Lean – Act   simple

Δημήτρης  Β. Χαραλαμπόπουλος,Μαρτ 2009 

Η οπτική γωνία του lean thinking and acting έχει τις ρίζες της στην Ιαπωνία της 10ετίας του 1950 .Τότε η Ιαπωνία ήταν μια κατεστραμμένη χώρα σε έντονη φάση ανάπτυξης, ηλεκτρικό ρεύμα υπήρχε 3 ή 4 ώρες την ημέρα !!

Σήμερα το lean approach  ,ως τρόπος σκέψης , οργάνωσης  και δράσης αποτελεί τον πλέον  καταξιωμένο τρόπο δράσης  στον ευρύ  χώρο του  operations management.

Τα κόστη λειτουργίας μειώνονται και παραμένουν χαμηλά, οι πελάτες είναι ικανοποιημένοι , τα μέσα και οι πόροι  χρησιμοποιούνται έξυπνα με υψηλό βαθμό χρήσης αλλά πάντα σε όφελος του πελάτη και επομένως της επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι και το management  εντοπίζουν , μειώνουν συνεχώς τη φύρα – waste.

Κατά τη γνώμη μου  lean thinking  & acting   σημαίνει :

«Οτιδήποτε είναι περιττό (δηλαδή φύρα) σε μια οργάνωση , λειτουργία , διαδικασία , τρόπο δράσης και δεν έχει προστιθέμενη αξία για τον πελάτη (εσωτερικο ή εξωτερικο) δεν έχει νόημα να υπάρχει.

Επομένως πρέπει να εντοπίζεται και  ή να καταργείται,  ή όπου αυτό  είναι αναγκαίο να ελαχιστοποιείται η επίδρασή του  στη σχέση με τον πελάτη .

Στην ίδια λογική πρέπει να προλαμβάνεται η δημιουργία  φύρας και η λειτουργία  να είναι  λιτή και απλή »

Ο πατέρας  του lean ,μηχανικός, μελετητής και εκπαιδευτής στην Toyota , Taichi Ohno στο τέλος της καριέρας του είπε για το lean :

• «Αυτό που κάνουμε είναι να εξετάζουμε την χρονική πορεία από την στιγμή που ο πελάτης δίνει την παραγγελία μέχρι την στιγμή που λαμβάνουμε τα χρήματα. Μειώνουμε αυτόν το χρόνο αφαιρώντας κάθετί που δεν έχει προστιθέμενη αξία για τον πελάτη»

Στο τέλος της ίδιας  συνέντευξης, πρόσθεσε  :

• Στην εταιρεία μας τόσα χρόνια τελικά δεν  κατασκευάζουμε αυτοκίνητα , δημιουργούμε σκεπτόμενους εργάτες

Ενα παράδειγμα  : σε πολλά μοντέλα της Toyota  σήμερα η τελική συναρμολόγηση των πορτών γίνεται απο εργάτες γιατί μόνον αυτοί μπορούν να ακούσουν «τον ήχο που κάνει η πόρτα» όταν κλείνει. Ο ήχος που κάνει η πόρτα όταν κλείνει έχει μεγάλη σημασία στην αγοοά ενός αυτοκινήτου !!

Το lean thinking & acting είναι λοιπόν κατι πολύ περισσότερο απο μια μεθοδολογία , είναι ενας τρόπος να σκέφτεσαι , και να δράς .  Προσοχή όμως λιτός δεν σημαίνει ισχνός !!

Ο σκεπτόμενος με όρους Lean Logistics  δεν σκέφτεται να βελτιστοποιήσει την λειτουργία ενός τμήματος αλλά από άκρη σε άκρη την ροή της αξίας για τον πελάτη εντοπίζοντας δραστηριότητες , πρακτικές , τρόπο δράσης και σκέψης που  :

• Είτε δεν δημιουργούν αξία για  τον πελάτη αλλά είναι απαραίτητες να διατηρηθεί η λειτουργία
• Είτε οχι μόνο δεν δημιουργούν αξία, αλλά ταυτόχρονα την καταστρέφουν

....  λίγα  ιαπωνικά

• MUDA στα Ιαπωνικά σημαίνει «άσκοπες κινήσεις»
• MURA στα Ιαπωνικά σημαίνει «ανισοκατανομή» .Οτι για παράδειγμα  συμβαίνει στο τέλος του μήνα με το κυνήγι του στόχου των πωλήσεων.
• MURI στα Ιαπωνικά σημαίνει εργασία δύσκολη να πραγματοποιηθεί

Εντοπίστε λοιπόν οτιδήποτε δημιουργεί ή αποτελεί muda , mura ή muri και εξαλείψτε το.

Τι μπορεί να σημαίνουν ολα τα ανωτέρω για τα logistics ; Εαν σκεφτούμε οτι στα logistics  διαχειριζόμαστε  χώρο και χρόνο τότε ολα φαίνονται να απλοποιούνται .

Ξεκινάμε thinking simple !!

1-Stock – άσκοπο απόθεμα

Απόθεμα σημαίνει χώρος κατειλημμένος , αξία που κάθεται , διαδικασίες και εξοπλισμός για να διαχειριστούμε φυσικά το απόθεμα και να το παραδώσουμε στον πελάτη.Οι πελάτες όμως δεν μας πληρώνουν για να έχουμε απόθεμα , μας πληρώνουν για να τους  παραδίδουμε προιόντα και να τα χρησιμοποιούν .

Το ακίνητο απόθεμα  είναι μια μεγάλη πηγή απώλειας σημαίνει χάσιμο χώρου , μείωση αξίας , χάσιμο χρόνου να  διατηρήσεις κάτι «ζωντανό» που ο πελάτης δεν το θέλει.

Το απόθεμα είναι ενα αναγκαίο κακό για να αντιμετωπιστούν φαινόμενα ανισοκατανομής της ζήτησης . Αυτο δεν σημαίνει όμως οτι το απόθεμα είναι αυτοσκοπός , πρέπει να  είναι πάντα demand driven.

Το να υπάρχει σε μια αποθήκη μια παλέτα και να σκονίζεται ισοδυναμεί με κόστος αποθήκευσης περι τα 70 με 80 ευρω το χρόνο. Μια παλέτα  απαιτεί περι το  0,5 τετ μετρο αποθήκης που σημαίνει τουλάχιστον 300 ευρώ σαν κόστος κατασκευής  και αλλα 40  για να υπάρχει η  θέση στο ράφι παλέτας.

2- Idle – Ασκοπη αναμονή

Οτιδήποτε δεν κινείται και αναμένει στα logistics αποτελεί φύρα. Αναζητήστε τους λόγους και εξαλείψτε τους .

Οταν για παράδειγμα σε ενα Κέντρο Διανομής , τα  φορτηγά περιμένουν άσκοπα , οι εργάτες αναμένουν εντολές , οι παλέτες αναμένουν σε χώρους buffer  σίγουρα έχετε μπροστά σας σημάδια φύρας.

Είναι προφανές οτι για να τα διαπιστώσετε αυτά πρέπει να κατεβείτε στην πίστα , να κάνετε gemba, δεν γίνονται απο το γραφείο.Κανένα  reporting , κανένα kpi δεν θα σας τα δείξει αυτά.

Μόνο εαν  παρατηρήσετε και καταγράψετε τους ρυθμούς και τις ασυνέχειες, εντοπίσετε καθυστερήσεις η ακινησίες (θυμηθείτε τον Taichi Ohno – follow the timeline)  και  τις συσχετίσετε με αιτίες  θα έχετε σαφή εικόνα του εμποδίων που μπαίνουν ανάμεσα σε εσάς και τον πελάτη σας.

Case study : Πως θα μειωθεί ο χρόνος  παράδοσης παραγγελιών σε ενα Κέντρο Διανομής ειδών  του κατασκευαστικού κλάδου.

Εφαρμόζοντας lean tools and lean thinking επιδιώξαμε να καταγράψουμε  το timeline που μεσολαβεί μεταξύ της ύπαρξης παραγγελίας και της παραδοσής της .

Η καταγραφή του timeline είχε σκοπό να καταδείξει που και γιατί υπήρχαν αναμονές της παραγγελίας είτε ως πληροφορίας σε ενα σύστημα είτε ως προιόντα της παραγγελίας.

Σε 1^η φαση απο της μελέτη στιγμιαίων παρατηρήσεων φάνηκε οτι επι συνολικού χρόνου παράδοσης 2-3 ημερών (πελάτης έχει δώσει την παραγγελία – πελάτης πήρε την παραγγελία)  :

• Μία ολόκληρη ημέρα, αρα  το 33% ,  χανόταν για να πληκτρολογηθεί η παραγγελία του πελάτη στο σύστημα, να επικοινωνηθούν με τον πελάτη   προβλήματα πιστωτικής πολιτικής , να διευκρινιστούν θέματα  για ιδιότητες των προιόντων κ.λ.π.
• Σε σχέση τώρα με τον υπόλοιπο  διαθέσιμο χρόνο, 67%, για την εκτέλεση της παραγγελίας (απο τη στιγμή που η παραγγελλία υπάρχει στο σύστημα εως τη στιγμή που φορτώθηκε)  διαπιστώθηκαν  τα ακόλουθα :
• Μόνο  39%   του χρόνου η παραγγελία δουλεύονταν απο το κέντρο διανομής με οποιοδήποτε τρόπο
• Απο  το  υπόλοιπο 28% , το ¼ του χρόνου  χανόταν για να  αρθούν προβλήματα που διέκοπταν τη ροή της παραγγελίας και τα υπόλοιπα  ¾ η παραγγελλία   περίμενε μέσα στον κύβο της αποθήκης

Εαν κοιτάξουμε δηλαδή το timeline των 3 ημερών καταλήγουμε απλά οτι ΜΟΝΟ κατα  τη διάρκεια του 39% γινόταν  κάτι που συνέβαλε στο να μετασχηματιστεί η παραγγελία σε παράδοση !!! Προφανώς είναι ενα χαμηλό ποσοστό απόδοσης με κάθε λογική.

Να επαναλάβουμε οτι οι πελάτες  δεν σας πληρώνουν  για να αποθηκεύετε εμπορεύματα αλλά για να τα παραδίδετε και να τα χρησιμοποιούν !!

Υπάρχει ευκαιρία επομένως  με αυτή την οπτική γωνία και είναι μεγάλη . Για να τη δείτε όμως πρέπει να φορέσετε γυαλιά μάρκας muda, mura ή muri .

Τι σημαίνει αυτο πρακτικά ;

• Οι διάδρομοι κίνησης πρέπει με καθε  θυσία να είναι επαρκείς και να μην έχουν πότε εμπορεύματα
• Οι εργάτες δεν πρέπει να χάνουν χρόνο για να καταλάβουν πού είναι το εμπόρευμα
• Η σήμανση  των χώρων να είναι διακριτή απο απόσταση και ευκολα κατανοητή
• Τα φορτηγά δεν πρέπει να περιμένουν στις ράμπες παρά μόνο για να φορτωθούν ή να εκφορτωθούν (πολλές εταιρείες έχουν κακή φήμη γιατί καθυστερούν χωρίς λόγο τα φορτηγά  των προμηθευτών τους)
• Ασάφειες  στο ποιά είναι η παραγγελία του πελάτη , ποια είδη θέλει , εαν τα έχουμε , πότε πρέπει να παραδοθούν δεν πρέπει να υπάρχουν
• Τα είδη πρέπει να είναι πάντα τακτοποιημένα στις θέσεις τους, οχι σε πυραμίδες
• Εμπόδια όπως σπασμένες παλέτες, stretch film που κρέμονται και μπερδεύονται στις ρόδες πρέπει να απομακρύνονται συνέχεια
• Οι παραγγελίες πρέπει να εκτελούνται σε συνεχή και μικρά χρονικά κύματα

3- Motion – ασκοπη ή  δύσκολη κίνηση

Αφορα σε κινήσεις ανθρώπων. To moto σας  για αυτή τη φύρα πρέπει να είναι το SINGLE  TOUCH – HUMAN TOUCH

Πως μπορείτε να το κάνετε αυτό ;

• Σεβαστείτε την εργονομία , το ανθρώπινο σώμα. Ενας μέσος άνθρωπος  μπορεί σε μια ημέρα να
• Σηκώσει εως 5-6 τόνους σε πολλές μικρές και επαναλαμβανόμενες κινήσεις
• να πάρει με τα χέρια του  300 φορές κιβώτια εως  10 κιλα .
• να λυγίσει εως  300 φορές τα γονατά του πιάνοντας με τα χέρια του βάρος εως  6 κιλά
• Μην τοποθετείτε είδη που συλλέγονται συνέχεια σε ύψος μεγαλύτερο από τα μάτια των εργαζομένων σας .
• Οι picker πρέπει να έχουν ελεύθερα τα χέρια τους
• Τα  Picking list  να είναι ευανάγνωστα , απλά και κατανοητά
• Περιστροφές του κορμού του σώματος για τη λήψη ή απόθεση τεμαχίων ή κιβωτίων να αποφεύγονται
• Οι πάγκοι ελέγχου και συσκευασίας να είναι σε υψος  100-120 cm ανάλογα με το ύψος των εργαζομένων

 

4- Process  -  υπερβολική ή μη αναγκαία
Το overprocessing αποτελεί μια ακόμα πηγή φύρας . Είναι σημαντικό να αναφερθεί οτι πολλές φορές γίνεται ασυνείδητα στο κυνήγι για π.χ. την κορυφή της τεχνολογίας , του καλύτερου .

Για να σπάσετε ενα καρύδι δεν χρειάζεστε ενα σφυρί , χρειάζεστε τον  καρυοθραύστη της γιαγιάς , απλό , αξιόπιστο και πάμφθηνο εργαλείο .
Τα  κριτήρια επιλογής π.χ. περονοφόρων πρέπει να είναι προσανατολισμένα στην απλότητα και αξιοπιστία χρήσης παρά στην υπερσύγχρονη τεχνολογία. Είναι προτιμότερα 5 μηχανήματα δοκιμασμένης και απλής τεχνολογίας παρα 3  υπερσύγχρονα  .

5- Load handling – άσκοπες μετακινήσεις ή μεταφορές

Ο χρυσός κανόνας είναι το Single move . Κάνετε gemba και διαπιστώστε πόσες φορές μια παλέτα ή ενα κιβώτιο  μετακινείτε με τη χρήση μεταφορικών μέσων απο τη στιγμή που το παραλαμβάνετε εως τη στιγμή που το παραδίδετε στον πελάτη . Σκεφτείτε οτι κάθε φορά που το κάνετε αυτό κινδυνεύει η συσκευασία , επενδύετε χρόνο που δεν είναι απαραίτητος , το εμπόρευμα συνήθως περιμένει σε buffer κινδυνεύοντας να χαθεί .

Κάθε κίνηση πρέπει να είναι demand driven , να φέρνει πιο κοντά στον πελάτη το εμπόρευμά του.

6- Errors – λάθη , σφάλματα

Μέσα σε μία αποθήκη πιθανόν να έχουμε σφάλματα σε:

• Καταμέτρηση ποσοτήτων στην παραλαβή/στην συλλογή
• Αναγνώριση προϊόντος
• Εναποθέση προϊόντος στον αποθηκευτικό του χώρο
• Συλλογή
• Φόρτωση
• Σήμανση

  Έξω από την αποθήκη, στην αποστολή, πιθανόν να έχουμε σφάλματα σε:

• Παραδοτέα ποσότητα
• Αποστολή ελαττωματικών
• Χρόνου αποστολής

Κάθε λάθος απαιτεί μια διορθωτική ενέργεια που είναι φύρα. Επίσης όταν το λάθος φτάσει στον πελάτη αρχίζει να καταστρέφεται η σχέση με τον πελάτη . Οι πηγές λαθών οφείλονται σε κακή ή ανύπαρκτη εκπαίδευση εργαζομένων , σε απουσία επίγνωσης του τι σημαίνει για τον πελάτη το λάθος, σε δύσκολες και ακατανόητες διαδικασίες.

Προσοχή όμως στο κυνήγι των λαθών , γιατί ο στόχος για 100% error free operation δεν είναι αυτοσκοπός  και κοστίζει πανάκριβα 

Τελειώνοντας αυτό το άρθρο θα ήθελα να εφαρμόσουμε το lean thinking απο την μεριά του πελάτη.Πιθανές απώλειες χρόνου απο την πλευρά του πελάτη μπορεί να έχουμε όταν συμβαίνει:

1. Καθυστέρηση: παροχή υπηρεσιών, παράδοση αγαθών
2. Επανάληψη: διπλοεισαγωγή δεδομένων, επανάληψη λεπτομερειών, απαντήσεις στα ίδια ερωτήματα
3. Άσκοπη κίνηση: σειρές εξυπηρέτησης συνεχείς αλλαγές, φτωχή εργονομία
4. Ασαφής επικοινωνία: χαμένος χρόνος για αναζήτηση πληροφορίας  για χαρακτηριστικά των προιόντων , για  αναζήτηση τοποθεσίας
5. Λάθος/ανεπαρκής  πληροφόρηση : λανθασμένο απόθεμα= έλλειψη αποθέματος, αδυναμία αναζήτησης/εύρεσης προιόντος
6. Σφάλματα κατά τη  μεταφορά και παράδοση
1. Χτυπημένες συσκευασίες  προϊόντων (κακη εντύπωση στον πελάτη)
2. χαμένα προϊόντα
3. λάθος τόπο και χρόνο
4. λάθος  ή ελλειπής πληροφορία για το προιόν